Uitspraken

Overwegingen

Inleiding

1. Eiser heeft op 26 december 2017 verweerder op grond van artikel 35 van de Wbp verzocht om een overzicht van alle persoonsgegevens van eiser die zijn verwerkt door verweerder. De mededeling moet volgens eiser volledig zijn en tenminste een omschrijving van doel of doeleinden van verwerking, categorieën van gegevens waarop verwerking ziet en ontvangers of categorieën van ontvangers, alsmede de beschikbare informatie over herkomst van gegevens bevatten. Eiser verzoekt verweerder om het verzoek ruim op te vatten en zoveel mogelijk afschriften van onderliggende documenten te overleggen. Bij het primaire besluit heeft verweerder een overzicht van verwerking van persoonsgegevens van eiser overgelegd. In het bestreden besluit 1 heeft verweerder de grondslag van het besluit gewijzigd naar artikel 15 van de AVG en een aantal afschriften van e-mailberichten overgelegd. Volgens verweerder heeft eiser geen recht op kopieën van andere documenten waar de persoonsgegevens van eiser in voorkomen.

2. Naar aanleiding van de zitting op 24 november 2020 heeft verweerder een nieuwe inventarislijst verstrekt met een nadere motivering. De rechtbank leidt hieruit af dat verweerder bestreden besluit 1 niet handhaaft. De brief van verweerder van

7 januari 2021 wordt door de rechtbank aangemerkt als een gewijzigd besluit. Op grond van artikel 6:19 van de Algemene wet bestuursrecht heeft het beroep van rechtswege ook betrekking op de als besluit aangemerkte brief van 7 januari 2021 (het bestreden besluit 2).

3. Omdat het bestreden besluit 1 is vervangen door het bestreden besluit 2 en niet is gebleken dat eiser nog belang heeft bij een inhoudelijke beoordeling van het bestreden besluit 1, zal de rechtbank het beroep gericht tegen het bestreden besluit 1 niet-ontvankelijk verklaren.

4. Conform de tussen partijen gemaakte afspraak ter zitting op 24 november 2020 heeft verweerder een aanvullende zoekslag verricht naar persoonsgegevens van eiser in e-mailberichten gestuurd door de Nederlandse organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek (NWO), het Centrum Wiskunde en Informatica (CWI) en verweerder. Het resultaat daarvan was een lijst van ongeveer 600 e-mailberichten. Vervolgens heeft verweerder handmatig

e-mailberichten verwijderd die betrekking hadden op een andere persoon, eveneens genaamd [D] . Nadere filtering heeft geresulteerd in 101 unieke e-mailberichten met persoonsgegevens van eiser. Daarbij is aangetekend dat als een e-mailbericht in meerdere mailboxen is aangetroffen, dat e-mailbericht slechts een keer is opgenomen in de inventarislijst. Deze lijst is bij het bestreden besluit 2 overgelegd.

5. Eiser heeft in beroep allereerst aangevoerd dat de zoekslag van verweerder onvoldoende is geweest omdat e-mailberichten niet behoorlijk zijn geïnventariseerd. Eiser heeft verzocht om verweerder op te dragen om een compleet overzicht van verwerkte persoonsgegevens te overleggen. Ook is naar voren gebracht dat een nadere zoekslag in een te laat stadium plaatsvindt.

6. De rechtbank stelt voorop dat de formulering van het verzoek om inzage in persoonsgegevens de omvang van de door het bestuursorgaan te verrichten zoekslag bepaalt. In het geval sprake is van een algemeen geformuleerd verzoek om inzage kan in beginsel worden volstaan met een algemene zoekslag door het bestuursorgaan naar de meest gangbare persoonsgegevens (onder meer NAW-gegevens). Bij een concreter en specifieker geformuleerd verzoek ligt dit anders. In zo’n situatie kan van een bestuursorgaan een meer diepgravend onderzoek worden gevergd. In eisers geval was aanvankelijk sprake van een zeer algemeen geformuleerd verzoek om inzage. Eiser heeft zijn verzoek na het indienen daarvan, en tijdens de bezwaarprocedure, niet nader gespecificeerd. Ook niet nadat verweerder hem daarom heeft verzocht. Ten tijde van het nemen van bestreden besluit 1 bestond er voor verweerder geen aanleiding om, anders dan eiser meent, ook te zoeken naar persoonsgegevens die zijn gestuurd tussen de NWO, het CWI en verweerder. In beroep heeft eiser zijn verzoek om inzage gespecificeerd en heeft hij voorbeelden van

e-mailberichten genoemd die zijn gestuurd door verweerder, de NWO en het CWI. Naar aanleiding van deze specificering heeft verweerder een nadere zoekslag verricht, die is gericht op de wisseling van e-mailberichten met de NWO, het CWI en verweerder. Nu eiser niet eerder dan in beroep zijn verzoek heeft gespecificeerd, kan de rechtbank verweerder volgen in zijn standpunt dat hij niet eerder een nadere zoekslag heeft hoeven verrichten naar de e-mailberichten met de NWO, het CWI en verweerder. In reactie op het bestreden besluit 2 heeft eiser niet aangegeven dat er meer e-mailberichten met persoonsgegevens van eiser moeten zijn ten aanzien van andere partijen. Onder die omstandigheden komt de rechtbank tot de conclusie dat de zoekslag die verweerder heeft verricht naar persoonsgegevens van eiser bij bestreden besluit 2 voldoende is.

7. Verder voert eiser aan dat verweerder niet heeft kunnen volstaan met het geven van een overzicht van de e-mailberichten omdat het volgens eiser waarschijnlijk is dat in de tekst van de e-mails veelvuldig persoonsgegevens voorkomen en met de inventarislijst niet alle persoonsgegevens van eiser zijn verstrekt. Feitelijkheden en waarderingen van medewerkers van verweerder over eiser dienen ook als persoonsgegevens te worden aangemerkt. Het verstrekken van de persoonsgegevens en het verstrekken van afschriften is in dit geval noodzakelijk om mogelijk te maken dat eiser de andere rechten uit de AVG uit kan oefenen, zoals het recht op rectificatie, het recht op het wissen van gegevens en het recht op beperking van de verwerking.

8. De rechtbank overweegt ten aanzien van deze beroepsgrond dat artikel 15 van de AVG geen recht geeft op verstrekking van een kopie van de fysieke of digitale stukken waarin de persoonsgegevens worden verwerkt. In artikel 15, derde lid, van de AVG wordt alleen gesproken over een kopie van de persoonsgegevens zelf en niet over een kopie van het document waarin de persoonsgegevens zijn neergelegd. Het recht op inzage van persoonsgegevens betekent dan ook niet dat de betrokkene zonder meer recht heeft op inzage in of kopieën van de stukken of bestanden als zodanig als daarin zijn persoonsgegevens voorkomen. Wel bestaat een recht op een overzicht, in begrijpelijke vorm, van alle persoonsgegevens. Dat wil zeggen in een vorm die de betrokkene in staat stelt kennis te nemen van zijn gegevens en te controleren of zij juist zijn en zijn verwerkt in overeenstemming met de AVG. Eiser kan aan de AVG niet het recht ontlenen om een afschrift te verkrijgen van het originele document of bestand waarin de gegevens staan, als aan het inzageverzoek kan worden voldaan door middel van een andere vorm van verstrekking.1 In welke materiële vorm de gegevens moeten worden verstrekt, is daarom afhankelijk van de concrete omstandigheden. Voor zover documenten niet alleen NAW-gegevens bevatten, maar ook feitelijke en waarderende gegevens over eigenschappen of gedragingen van natuurlijke personen lenen dergelijke gegevens zich niet goed voor opname in een overzicht. In dat geval heeft een betrokkene in beginsel recht op een kopie van de documenten waarin die gegevens zijn opgenomen, omdat dat de meest effectieve wijze is waarop voldaan kan worden aan de verplichting zo volledig en duidelijk mogelijk informatie te verschaffen aan de hand waarvan de rechtmatigheid en juistheid van de gegevens kan worden gecontroleerd.

9. De rechtbank overweegt dat verweerder met name NAW-gegevens heeft verwerkt van eiser. Bij dit soort gegevens is het voor het voldoen aan een inzageverzoek op grond van artikel 15, eerste lid, van de AVG naar het oordeel van de rechtbank voldoende om een overzicht te verstrekken van deze persoonsgegevens en in dit overzicht aan te geven in welke stukken de persoonsgegevens worden verwerkt. Onder de door verweerder verstrekte persoonsgegevens ziet de rechtbank in het kader van het onderhavige inzageverzoek geen gegevens waarbij het noodzakelijk zou zijn een kopie van het document waar deze gegevens in voorkomen te verstrekken. Zo kan uit het overzicht van verweerder niet worden afgeleid dat verweerder feitelijke en waarderende gegevens over eigenschappen en gedragingen van eiser heeft verwerkt. Verweerder heeft dan ook kunnen volstaan met de verstrekking van een overzicht van de verwerkte persoonsgegevens van eiser en heeft geen kopieën van e-mailberichten aan eiser hoeven verstrekken. Eiser heeft pas in beroep aangegeven dat hij kopieën van e-mailberichten nodig heeft voor het uitoefenen van andere rechten uit de AVG. Nu eiser pas in beroep heeft aangevoerd, kon verweerder dit niet betrekken bij zijn zoekslag. Verweerder heeft daarom het algemene verzoek om inzage in persoonsgegevens als uitgangspunt kunnen nemen.

10. Tot slot voert eiser aan dat de redelijke termijn als bedoeld in artikel 6 van het Verdrag tot bescherming van de rechten van de mens en fundamentele vrijheden (EVRM) is overschreden omdat op 28 maart 2018 het bezwaarschrift is ingediend. Eiser heeft daardoor spanning en frustratie ondervonden en verzoekt om schadevergoeding.

11. Verweerder stelt zich hierover op het standpunt dat geen sprake is van overschrijding van de redelijke termijn. Verweerder heeft meermaals gevraagd om in overleg te treden over het verzoek van eiser, maar daar heeft eiser niet op gereageerd.

12. De rechtbank zal beoordelen of de redelijke termijn is overschreden, en zo ja of en voor welk deel de rechterlijke fase daar debet aan is.

13. De vraag of de redelijke termijn als bedoeld in artikel 6 van het EVRM is overschreden, moet worden beoordeeld aan de hand van de omstandigheden van het geval. De behandeling van zaken als deze, waarin van een bezwaar- en beroepsprocedure sprake is, mag maximaal twee jaar in beslag nemen. De te beoordelen periode begint met de datum waarop het bezwaarschrift is ingediend en loopt door tot de datum waarop de rechtbank uitspraak heeft gedaan. De omstandigheden van het geval kunnen maken dat een langere behandelduur gerechtvaardigd is. Als de redelijke termijn is overschreden, geldt voor de schadevergoeding als uitgangspunt, een tarief van € 500,- per half jaar waarmee die termijn is overschreden, waarbij het totaal van de overschrijding naar boven wordt afgerond. De rechtbank moet beoordelen op welke manier de termijnoverschrijding moet worden toegerekend aan de bezwaar- en aan de beroepsfase. De veroordeling tot vergoeding van die schade moet naar evenredigheid worden uitgesproken ten laste van het bestuursorgaan of, als de overschrijding van de termijn heeft plaatsgevonden in beroep, ten laste van de Staat der Nederlanden (de Staat).

14. De hoofdregel is dat de bezwaarfase een half jaar in beslag mag nemen en de beroepsfase anderhalf jaar. De rechtbank stelt vast dat er vanaf de ontvangst van het bezwaarschrift van eiser op 28 maart 2018 tot deze uitspraak, drie jaar en vier maanden zijn verstreken. Er is geen aanleiding om deze lange behandelduur gerechtvaardigd te achten. Dit betekent dat de procedure een jaar en vier maanden te lang heeft geduurd. Eiser heeft dus recht op een schadevergoeding van € 1.500,-.

14. De bezwaarprocedure heeft – gerekend vanaf de ontvangst van het bezwaarschrift op 28 maart 2018 - een jaar, elf maanden en negentien dagen geduurd. Dat is dus een jaar, vijf maanden en negentien dagen te lang. De procedure bij de rechtbank heeft – gerekend vanaf de ontvangst van het beroepschrift op 29 april 2020 tot aan deze uitspraak – een jaar, twee maanden en negen dagen geduurd. De rechtbank is binnen de termijn van anderhalf jaar gebleven. Anders dan verweerder stelt, is niet gebleken dat de termijnoverschrijding te wijten is aan het gedrag van eiser. Eiser heeft op 18 oktober 2018 verweerder al in gebreke gesteld wegens het uitblijven van een beslissing op bezwaar. De hoorzitting heeft vervolgens pas op 5 november 2018 plaatsgevonden. Daarna heeft de bezwarenadviescommissie van de Technische Universiteit Eindhoven al op

15. Gelet op het voorgaande komt de rechtbank tot de conclusie dat de zoekslag die verweerder heeft gemaakt naar aanleiding van eisers verzoek voldoende is geweest en dat verweerder geen afschriften hoeft te verstrekken van de e-mailberichten die zijn vermeld op de inventarislijst. Het beroep tegen het bestreden besluit 2 wordt daarom ongegrond verklaard.

16. De rechtbank ziet geen aanleiding een proceskostenveroordeling uit te spreken. Het gewijzigde besluit is door verweerder genomen naar aanleiding van de door eiser gemaakte nadere presicering van zijn verzoek om inzage in persoonsgegevens in de beroepsfase, zodat verweerder niet eerder dan in die fase een nadere zoekslag heeft hoeven verrichten.

17. Omdat de rechtbank hierboven heeft geconcludeerd dat de redelijke termijn is overschreden, wijst zij het verzoek om schadevergoeding toe in die zin dat zij verweerder veroordeelt tot betaling van € 1.500,- aan eiser.

Bent u het niet eens met deze uitspraak?

Als u het niet eens bent met deze uitspraak, kunt u een brief sturen naar de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State waarin u uitlegt waarom u het er niet mee eens bent. Dit heet een beroepschrift. U moet dit beroepschrift indienen binnen 6 weken na de dag waarop deze uitspraak is verzonden. U ziet deze datum hierboven.