In het bestuursformat april 2009-september 2009 is, voor zover van belang, het volgende opgenomen:
“Urenbeleid
[belanghebbende] is een vereniging waarin vrijwilligers werkzaam zijn. Deze krijgen geen
salaris, maar een toelage. Het basisprincipe dat ten grondslag ligt aan onze statuten,
is dat studenten naast hun studie kunnen leven van de inkomsten die uitsluitend
voort komen uit werkzaamheden die in dit bedrijf worden verricht. De volgende
constructie bedacht voor het hebben van een inkomen, zonder het ontvangen van
‘salaris’:
Vrijwilligers met een gemiddelde leeftijd van 23 jaar kunnen een bepaalde toelage
uitgekeerd krijgen (de gemiddelde leeftijd wordt bijgehouden via het ledenregister
bestand. Zorg dat de secretaris dit op basis van anciënniteit bijhoudt). Dit is een
kleine financiële tegemoetkoming voor alle tijd en energie die iemand in een
vereniging steekt. In het belang van onze medewerkers dient deze toelage ten alle
tijden gemaximaliseerd worden. Omdat het verenigingsleven en de bedrijfsvoering
hier enigszins overlappen, vraagt [belanghebbende] een aspirant lid om ten minste 16 uur per
week (gemiddelde urendruk) beschikbaar te zijn. Dit komt neer op ongeveer 70 uur
per maand werken, waar een gemaximaliseerde toelage tegenover staat. Het komt
echter voor dat een medewerker soms meer en soms minder dan 16 uur per week
werkt. Dit leidt dan respectievelijk tot plus en minuren.
Het organiseren van evenementen en werkzaamheden in commissies kost tijd
en energie. Deze tijd en energie kan tijdens deze speciale werkzaamheden
logischerwijs niet gestoken worden in de diensten die een medewerker zou moeten
draaien. Dan loopt een medewerker minuren op. Deze worden gecompenseerd door
ons declaratiesysteem en vaste uren voor bepaalde verantwoordelijkheden. Er zijn
voor evenementen inmiddels richtlijnen bedacht voor wat er te declareren valt. Als er
meer uren in een evenement worden gestopt kan dat via een ingestemde afrekening.
Vroeger kon men een derde van de gewerkte uren declareren (de bekende
twee/derde vrijwilligheid regel). Maar omdat er in het verleden situaties zijn geweest
waarin medewerkers exorbitante hoeveelheden uren declareerden (bijvoorbeeld na
festivals) is daar een constructie voor bedacht en ingestemd.
Afspraken met de roostercoördinator over hoe de gedeclareerde uren
verspreid worden over de tijd die aan het evenement is gewerkt is noodzakelijk. Dit
voorkomt dat de urendruk niet opeens enorm uitschiet. Beter is het om één keer per
week een X aantal uren te declareren totdat het aantal gerekende uren voor het
evenement is bereikt. De uren worden vanaf heden bijgewerkt door iemand van
postmedewerkers en de roostercoördinator. Dit voorkomt fouten.
Standaard declaratie sleutel
Gewerkte uren Te declareren deel
De eerste 50 uur 1/3
Het 51e tot en met het 250e uur 1/4
Het 25le tot en met het 1000e uur 1/5
Het l00le uur en meer... 1/6
Rekenvoorbeeld:
50 uur = 35 * 1/3 = 11.5 uur declareren
150 uur 35* 1/3 + 100 * 1/4 = 36.5 uur declareren
300 uur = 35* 1/3 + 200 * 1/4 + 5Q * 1/5 = 61.5 uur declareren
Uren zijn in dit model bedoeld om te voorkomen dat min-uren worden opgelopen
door het organiseren van evenementen. Deze urenverdeelsleutel gaat ervan uit dat
geen van de gewerkte uren geheel onvergoed zouden moeten blijven. Bij besteding
van meer uren stijgt de mate van vrijwilligheid. Deze regeling geldt niet voor werk
waarin de uren declaratie vastligt in een beleidsplan of voorstel.
(…)
Nieuwe medewerkers
Ons medewerkersbestand is constant aan roulatie onderhevig. Als een nieuwe
medewerker in de vereniging werkzaam is, wordt aan de sollicitatie coördinator
gevraagd om een persoonlijk ontwikkelingsplan aan post medewerkers te
overhandigen. Hierin wordt een korte omschrijving van de persoon gegeven: wat is
C zijn of haar achtergrond en waar liggen zijn of haar kwaliteiten en ambities.
Om ervoor te zorgen dat aspirant leden snel een plek vinden binnen de
Vereniging zal er voor het eerste weekoverleg van een aspirantlid een kort
intakegesprek gevoerd worden met het bestuur. Zes weken na het draaien van de
eerste dienst (dat is meestal acht weken nadat iemand is aangenomen) zal er een
evaluatiegesprek plaats vinden. Bij dit gesprek zullen aanwezig zijn: een lid van de
sollicitatiecommissie, de inwerkpersoon, het aspirant-lid en het bestuur. In dit
gesprek zal gekeken worden of de nieuwe medewerker het naar haar zin heeft, maar
ook of zij globaal weet wat er van haar verwacht wordt en of zij hieraan kan voldoen.
Het persoonlijke ontwikkelingsplan wordt in het gesprek gebruikt als handvat en zorgt
daarbij ook voor perspectief in het gesprek.
Daarnaast moet het aspirant-lid beseffen dat na het instemmen het verplicht is
deel te nemen aan een commissie. In het medewerkersdossier staat wanneer
iemand te laat is gekomen voor zijn dienst. Ook dit is vooral in de evaluatie en het
instemmingsgesprek heel erg belangrijk. Het te laat komen van aspirant leden moet
direct aangepakt worden. In deze periode zijn mensen nog goed te vormen en is het
makkelijker om de noodzaak aan te geven van het op tijd komen.
Naar aanleiding van het evaluatiegesprek wordt besloten of het nieuwe lid ter
stemming aan de vereniging wordt voorgedragen. Deze stemming zal plaats vinden
nadat het aspirant-lid 1 0 weken in de vereniging werkzaam is. (zie voor een
handleiding van de zesweken-evaluatie het bestand “zes weken evaluatie en
stemmingsgesprek” in de map Aspirant-leden en stemming).
Op het moment dat een medewerker is ingestemd volgt er een tweede gesprek ten
behoeve van het bevorderen van de doorstroom van de nieuwe leden naar een
commissiepost. De medewerker krijgt door de stembriefjes een beeld hoe de
vereniging vindt dat hij/zij functioneert. Motivaties van stemming worden hier
besproken, de scores worden niet besproken. Ook hier dienen de sollco coördinator
(of een ander lid van van de sollco) en de inwerkpersoon bij aanwezig te zijn.
Contact met de sollco is erg belangrijk voor Post medewerkers. De sollco
beslist over de inwerkpersonen maar daar moet goed opgelet worden. Als het niet
goed gaat voor een aspirant lid moet post medewerkers samen met de sollco
coördinator gezocht worden naar een oplossing
(…)
Logistieke roosterproblemen zijn sinds februari 2008 sterk toegenomen
vanwege een tekort aan cabines en smeerders. Het twee weken vooruit roosteren is
een prettige constructie voor de hele vereniging, maar heeft als nadeel dat het ruilen
van diensten sterk is toegenomen. Naast het feit dat het ruilen van diensten veel tijd
kost op het weekoverleg hoeft dit geen probleem te zijn, mits het binnen de perken
blijft en het niet leidt tot structureel niet op komen dagen. Post Medewerkers moet
erop toezien dat het ruilen van diensten op een gezonde manier verloopt. Bellen blijft
het beste middel. Inwerkpersonen en aspirant-leden moeten natuurlijk wel op
dezelfde diensten blijven werken.
(…)
Functioneren van medewerkers
De functioneringsgesprekken vinden plaats op het moment dat het bestuur het
gevoel heeft dat een medewerker niet optimaal functioneert of bijvoorbeeld
structureel te laat komt. Tijdens deze gesprekken wordt gekeken naar het waarom
van de problemen en gezocht naar eventuele oplossingen. In het Post-Medewerkers
mapje op de server vind je tips en trucs voor functioneringsgesprekken. Indien de
problemen blijven voortduren en de medewerker heeft hier schuld aan volgt een
tweede gesprek. Wanneer dit niet leidt tot verbetering krijgt de medewerker een
schriftelijke waarschuwing die door Post Medewerkers en de betreffende
medewerker worden ondertekend. Mocht dit niet het juiste resultaat opleveren dan
kan er een schorsing of zelfs ontzetting volgen. Dit laatste heeft grote gevolgen voor
de sfeer binnen de Vereniging en moet dan ook gezien worden als een laatste
redmiddel. Wacht niet te lang met medewerkers aanspreken op hun nalatigheid.
Regel: 3x meer dan een half uur te laat is een officiële waarschuwing. ( Dit is geen
harde regel maar een richtlijn het is altijd aan Post Medewerkers om naar elke
situatie te kijken naar wat er allemaal speelt per verenigingslid.)
Daarna elke keer meer dan een half uur te laat weer een waarschuwing.
Na een jaar vervalt één waarschuwing.